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Bases PortuariasBases Portuarias

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El poder de la visualización


Por Eduardo Oviedo | 30/10/2013 | Etiquetas: Empresa, Escenarios de utilidad de las Bases de Datos, Scrum, Kanban


Uno de los momentos que recuerdo con más cariño de la etapa anterior a Bases Portuarias tiene relación con la preparación de un proyecto en el que trabajé junto con otras personas por encargo del que era nuestro director. En ese tipo de trabajos, es habitual tener que comenzar habiendo recibido pocos inputs, por lo que la misión suele resultar bastante vaga. Esto, si te gusta enfrentarte a un folio en blanco, tiene sus ventajas y supera con bastante el estrés que pueda suponer trabajar siempre en la frontera de lo que sabes hacer -hasta ese momento-. Y aunque pueda sonar contraintuitivo con lo que se asocia al trabajo creativo o innovador, tiene por supuesto mucho método detrás.

En la entrada anterior hablaba de innovación exponencial. El mundo cambia a un ritmo vertiginoso y está claro que las empresas tienen que adoptar enfoques que les permitan moverse a esa misma velocidad. Nuestro momento para tratar de abordar ese cambio de paradigma organizacional había llegado unos meses antes cuando desde estrategia, propusimos cambiar la forma en la que trabajábamos sobre nuestros objetivos adoptando la metodología de dos prácticas ágiles con las que tenía alguna experiencia y que creía que podían dar resultado con nosotros: Scrum y Kanban -en otra entrada os hablaré más detenidamente de ellos y de aquello-. Ahora, aunque no ha pasado tanto tiempo –recordad, todo corre a velocidad de vértigo-, son mucho más conocidas y es raro que no se mencionen junto con Lean, etc., pero os aseguro que aquel entonces no era así. Lo que es seguro es que pasaron a ser, para la historia, la primera vez que se mencionaban en una autoridad portuaria. Los que no las conozcáis aun, tenéis que saber que aunque ágiles, son metodologías que tienen una serie de principios. Por hoy solo mencionaré que básicamente todas ellas se dirigen hacía la entrega temprana de valor. Y ese fue la metodología que empleamos para trabajar en el proyecto. Precisamente porque era innovador.

Scrum habla de sprints. Es el tiempo que transcurre entre entregas de valor. Para el proyecto escogimos un plazo de una semana con entregas cada viernes. Así entrábamos en un círculo virtuoso que nos obligaba a eliminar cualquier ineficacia porque de lo contrario no llegábamos. Cuando comienzo algo así lo más duro son las primeras dos semanas. Tienes que estar rodeado de personas que confíen mucho en ti porque lo que ven les resulta aterrador. En aquella ocasión fue una caja de cartón tamaño encerado con un par de post-it de color rosa. Me acuerdo de sus caras cuando les explicaba que eso era lo que necesitábamos, que estaba chupado y lo que iba a preparar a continuación. La segunda semana, tampoco es que fuera demasiado alentadora para ellas. Los post-it se convirtieron en piezas de información: tablas y gráficos principalmente. Muchas. Y yo tratando de estirar su confianza diciéndoles que aunque aparentemente no tuviesen orden ni concierto, estaba escondido tras ellas esperando que lo sacasen a la luz. Menos mal que empezó a aparecer durante la tercera semana. Apoyándonos precisamente en el poder de la visualización.

Cuando trabajas en una nueva unidad de negocio no dispones de discurso. No es como hacerlo sobre otras que ya sean parte de la historia de la empresa. Así que tienes que construirlo desde cero. Y nosotros apostamos por hacerlo utilizando algo que pensamos que podía funcionar: un cuadro de mando. Veréis: en aquella autoridad era habitual que hubiese un plano del puerto en cada despacho y se utilizaba a modo de documento de trabajo. Así que se nos ocurrió, que ya que todo el mundo estaba familiarizado con él, era una buena idea trasladar el formato a nuestro proyecto y construir un cuadro de mando con todas las piezas que necesitábamos para narrar después el discurso que teníamos que construir. Y funcionó. Nos sirvió a nosotros de muchas y variadas maneras. Teníamos “algo” sobre lo que contar la historia del nuevo tráfico. Lo llevábamos a las reuniones, lo desplegábamos y el efecto era singular. Sin embargo con el tiempo, por unas cosas y por otras, dejamos de desarrollarlo y al hacerlo -abandonando la metodología, el prototipado rápido, las entregas semanales de valor- salimos del círculo virtuoso. Y entonces fue quedando desfasado a la velocidad exacta a la que ya sabemos que avanza el mundo. Una buena lección sin lugar a dudas.

Si aun así tenéis curiosidad por verlo, se encuentra en la última diapositiva de la presentación corporativa que hemos subido hoy a SlideShare.











Innovación exponencial


Por Eduardo Oviedo | 23/10/2013 | Etiquetas: Empresa, Escenarios de utilidad de las Bases de Datos, Innovación


Hoy publico dos entradas. Esta segunda es sobre un tema que mencioné que trataría más adelante. No se repetirá cada semana pero, de vez en cuando, habrá este tipo de sorpresas a modo de bonus track. Para los que dudéis de que se trata, el "bonus track" era esa canción inesperada que se incluía en algunas ediciones de los discos... cuando todavía existían. Y he escogido ese paralelismo precisamente por aquello de lo que vamos a hablar.

Ya expliqué anteriormente las cosas de las que debe ocuparse un emprendedor cuando dirige su proyecto. Entre las últimas colocaba la innovación y prometí que hablaría de ella detenidamente. No lo haré sobre todos los aspectos pero adelantaré algunos que me parecen importantes. Para aquellos que se hayan quedado tranquilos cuando explicaba que al ser de los últimos del listado los problemas que pudiera presentar solían dar margen para solucionarlos, hoy llegan las malas noticias. Porque el margen se acorta cada día de manera exponencial. Y voy a dejaros a vosotros establecer que supondrá.

La razón se comprende fácilmente si se revisan unas infografías que probablemente algunos de vosotros ya conoceréis. Pertenecen a un libro publicado en 2010 por Ray Kurzweil titulado "The Singularity Is Near".

La primera representa en escala logarítmica sucesos que han representado un cambio de paradigma para la humanidad desde la aparición del Homo Erectus hace diez millones de años. En el eje vertical podéis ver representados el número de años transcurridos entre sucesos y en el eje horizontal el número de años en que tuvieron lugar con respecto a la invención del ordenador personal. Si le dedicas algo de atención, salta a la vista que el número de años entre sucesos se acortado drásticamente a medida que avanza el tiempo hasta la actualidad.

Countdown to SIN -logarithmic

Quizás no estés impresionado aun. Es normal porque la infografía transmite cierta impresión de linealidad. Veamos lo que sucede sin embargo cuando cambiamos la escala logarítmica... a una escala lineal:

Countdown to SIN -linear

Por decirlo así, todos los sucesos que han dado lugar a cambios de paradigma han ocurrido la semana pasada. Sucesos sustentados en innovación sobre la base de una tecnología utilizada para crear nueva tecnología en un proceso sin fin que da lugar a la siguiente innovación. Una tendencia imparable en continuo proceso de aceleración. Y eso provoca que el margen del que disponemos para solucionar nuestras dificultades en materia de innovación continúe decreciendo también exponencialmente. Y si no nos ocupamos de ella, nos dejará, literalmente, fuera del mercado antes de que podamos pestañear. Este también es otro de los escenarios de utilidad en los que trabajamos. Quizás sea más fácil entenderlo utilizando como ejemplo lo que hacemos junto con uno de nuestros clientes. Se trata de una naviera que por razones de estructura ha preferido que nos ocupemos nosotros de consultar los datos y recibirlos en un informe en lugar de acceder por si misma a los almacenes que tenemos a disposición. Es una opción que también proporcionamos. Pues bien, ahora, desde que solicita información sobre tráficos de mercancías entre provincias y destinos hasta que le entregamos ese informe indicando todo lo necesario: volúmenes por presentación de la mercancía, por modo de transporte, por distancia al puerto que nos solicite, por provincia, etc. junto con las empresas a las que debe dirigirse, no pasan más de unas horas. Eso, no deja de ser una innovación que les permite decidir en tiempo real sobre la certeza que proporciona tener datos actualizados como va a ejecutar su proceso comercial. Como decíamos, utilizamos tecnología que a su vez dará lugar a nueva tecnología y que mejorará en un ejercicio de innovación continua ese proceso comercial.

Tenedlo presente: el tiempo entre sucesos que suponen un cambio de paradigma para la humanidad se acorta. Una tendencia que también tiene reflejo en los profundos sociales que podemos observar: adolescencia, carreras universitarias, matrimonios, tiempo en que vivimos en cada casa y cada ciudad, tiempo en que trabajamos en cada empresa. Todo ello también se acorta. Llegará el día en que no tenga sentido que una carrera universitaria dure tres años porque en ella se estudiaran cosas que vivirán sucesos cada año que supondrán un cambio de paradigma. Trasladad el ejemplo a vuestra propia actividad. No digo que olvidéis, por ejemplo, elaborar un plan comercial. O un Plan Estratégico. Todo lo contrario. Lo que digo es que es posible innovar sobre el concepto, haciéndolos con agilidad. De nada sirven, por ejemplo, datos de hace un año cuando el tráfico y las empresas aparecen y desaparecen en menos de un semestre como comprobaba este cliente con un informe que analizaba tráficos entre la provincia de Santander y Reino Unido.

Por hoy lo dejo aquí. Pero no te preocupes. Aun podrás leer bastantes más entradas que traten sobre la innovación.











El Plan de Empresa


Por Eduardo Oviedo | 16/10/2013 | Etiquetas: Empresa, Escenarios de utilidad de las Bases de Datos, Instrumentos de planificación portuaria, Plan de Empresa



© Sergey Nivens - Fotolia.com


Con esta cuarta entrada terminamos con la serie dedicada a repasar los instrumentos de planificación portuaria de los que os he venido hablando a lo largo de las últimas semanas. Hoy dedicamos esta entrada al Plan de Empresa.

El Plan de Empresa es la pieza clave en el funcionamiento de las Autoridades Portuarias al igual que lo es en muchas otras empresas.

Se elabora anualmente de acuerdo, en su caso, con el resto de instrumentos de planificación portuaria plurianuales: Plan Estratégico y Plan Director de Infraestructuras y debe ajustarse, en todo caso, a la política económica dictada por el Gobierno de la nación.

Y en este caso también, la propia Ley establece un contenido mínimo para el Plan que debe contemplar:

  1. Un diagnóstico de situación
  2. Previsiones de tráfico portuario
  3. Previsiones económico-financieras
  4. Los objetivos de gestión
  5. Los objetivos de gestión y los indicadores de gestión medioambiental del puerto
  6. La estructura de personal y oferta de empleo
  7. La evolución de los ratios de gestión
  8. La programación financiera
  9. La programación de inversiones públicas
  10. La estimación de inversiones privadas
  11. El objetivo anual de rentabilidad
  12. Los coeficientes correctores de las tasas y las bonificaciones a las tasas

El Plan de Empresa es clave también a la hora de determinar los montantes de los presupuestos de explotación y capital. Pensad que en el presupuesto de explotación se incluye, por ejemplo, el presupuesto del Departamento Comercial. En una organización que puede llegar a tener que viajar por medio mundo parece claro lo que puede suponer no contar con dinero para billetes de avión. Y si pensáis que eso queda a su criterio, debo deciros que es así solo hasta cierto punto, porque la Autoridad Portuaria elabora el Plan, pero no puede aprobarlo en solitario. Por el camino debe negociar con Puertos del Estado para, en último término, someterlo a votación en su propio Consejo de Administración. Personalmente, me ha tocado vivir este proceso en bastantes ocasiones. Un punto clave de las negociaciones lo supone la explicación de las previsiones de tráfico del puerto a tres años vista. Esa previsión se reporta atendiendo a la clasificación de las mercancías que suponen el estándar de facto cuando trabajamos en el modo marítimo y que ya mencioné en una entrada anterior:

  1. La presentación, en forma de granel sólido, granel líquido y mercancía general
  2. Su naturaleza, atendiendo a una agrupación superior de carácter estadístico

Y es el punto sobre el que se centra la mayor parte de la negociación. Aprobarlo determina, por tanto, lo que la Autoridad Portuaria va a poder y no va a poder hacer. La dificultad deriva de lo difícil que es utilizar cualesquiera de las previsiones de las que se dispongan en otros planes porque no utilicen para nada esa misma clasificación. O tratar de realizarlas a ciegas contando únicamente con datos del propio puerto y las indicaciones que puedan haber dado algunos clientes, si es que ellos mismos realizan algún ejercicio de pronóstico de la situación. Este era otro de los escenarios que cabía mejorar. Lo normal es que los tráficos de los distintos planes sean coherentes entre si de manera que se puedan trasladar. Y revisar. Tener tres tablas idénticas, por ejemplo, para un mismo tráfico en el Plan Estratégico, en el Plan Director de Infraestructuras y en el Plan de Empresa. Y las tres actualizadas sobre la base de datos de tráficos de mercancías obtenidos en tiempo real ¿ambicioso? No tanto, eso es lo que ofrecemos en la actualidad. Aunque para ser totalmente sinceros, la verdad es que ya vamos bastante más allá ¿creéis que podría resultar útil poder identificar a las empresas que manejan cada tráfico? Espero que si, porque también es algo que permiten nuestras Bases de Datos. Y en términos simples supone facilitar la conversión de cada Plan de Empresa en un Plan Comercial. Sin costes adicionales. Y los mismos datos abren nuevos horizontes de utilidad. Os hablaré de ellos en sucesivas entradas pero, para abrir boca ¿qué os parecería poder indicar a una empresa que desea comenzar a importar o a exportar el nombre de las empresas que lo están haciendo y a que países se dirigen con toda seguridad?











El Plan Director de Infraestructuras


Por Eduardo Oviedo | 9/10/2013 | Etiquetas: Empresa, Escenarios de utilidad de las Bases de Datos, Instrumentos de planificación portuaria, Plan Director de Infraestructuras



© Sergey Nivens - Fotolia.com


El Plan Director de Infraestructuras es el segundo en la lista de los instrumentos de planificación portuaria de la que os he hablado y, asimismo, otro más de los escenarios de utilidad que mencioné que formaba parte de aquellos en los que había pensado cuando diseñaba la actividad de Bases Porturarias y definía su propuesta de valor.

El Plan Director de Infraestructuras es el instrumento que utiliza un puerto para:

  1. Evaluar su situación
  2. Evaluar sus necesidades de desarrollo -en un horizonte mínimo de diez años-
  3. Evaluar sus alternativas de desarrollo

Y para ello debe incluir:

  • Estudios de impacto ambiental cuando procedan
  • Una previsión de tráficos
  • Capacidad de infraestructuras e instalaciones y grado de utilización en cada una de las fases de desarrollo, valoración económica de las inversiones y los recursos
  • Análisis financiero y de rentabilidad
  • La definición de la red viaria y ferroviaria de la zona de servicio, en coherencia con los accesos terrestres actuales y previstos

Su aprobación es obligatoria y previa a la construcción de un nuevo puerto de titularidad estatal. Y también es preceptiva para una obra de ampliación o la realización de obras de infraestructura de uno existente cuando supongan una modificación significativa de sus límites físicos exteriores en el lado marítimo. Y puede que no todos lo sepáis, pero en cualquiera de los supuestos, es habitual manejar presupuestos de varios cientos de millones de euros. Importes que tienen que ser satisfechos por las propias Autoridades Portuarias con recursos propios o financiación bancaria, un dato que me encuentro que es bastante desconocido. Las Autoridades Portuarias, si bien no pagan impuestos, tampoco reciben dinero de los Presupuestos Generales del Estado. Básicamente se financian por el canon que recaudan por la concesión de sus terrenos y por las tasas a las mercancías que utilicen sus instalaciones. Para que os hagáis una idea, si hablamos de granel -sólido para más señas-, un millón de toneladas podrían suponer dos millones de ingresos para un puerto. Si este ingresa cuarenta y se endeuda en cientos de millones contando con unas previsiones de tráfico y por la razón que sea estás no se cumplen, todos podemos imaginar el panorama al que se enfrentaría.

Por eso este otro es también, desde el primer día, otro de los escenarios de utilidad en los que trabajamos para aportar valor. Y tengo que reconocer que nos movemos en él con comodidad. Podemos elaborar previsiones parametrizando por completo las consultas sobre bases de datos que registran tráficos de los últimos diez años. Eso nos proporciona un nivel de precisión difícl de superar. Para poneros un ejemplo, hace un tiempo en una presentación en Santander, un cliente preguntaba cuanto nos habíamos desviado en unas previsiones sobre un tráfico concreto. Correspondían a un trabajo que había hecho en años anteriores, pero únicamente nos habíamos desviado un cinco por ciento por debajo del que fue despúes el tráfico real. Y eso utilizando un método de estimación... que arrojaba los resultados más prudentes. Todos convinimos que era bastante espectacular.












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El blog de Bases Portuarias recoge la actualidad de la firma junto con temas relacionados con el mundo de la empresa y su gestión en general. Se actualiza, semanalmente, los miércoles con una nueva entrada.

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Fotografía de Eduardo Oviedo, Socio Director de Bases Portuarias

Eduardo Oviedo es el Director y fundador de Bases Portuarias. Emprendedor, cree en la tecnología como medio para resolver problemáticas de negocio. Estudió CC. Empresariales y tiene un Master en Transporte y Gestión Logística por la Universidad de Oviedo. Ha trabajado en las Autoridades Portuarias de Barcelona y de Gijón así como consultor.

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