Bases Portuarias
Mencionamos la semana pasada que esta entrada estaría dedicada a compartir algunas ideas que tenemos en la cabeza para conciliar el seguimiento de las cosas que solicita el Marco Estratégico del sistema portuario de interés general con otras que, siendo previas a su aprobación, seguramente vayan a seguir realizándose. A estas últimas las llamaremos antecedentes y como simplemente vamos a compartir esas ideas, no nos hemos detenido a comprobar si pudieran haber cambiado en algo sobre lo que conocimos en su momento.
Como algunos sabréis, las Autoridades Portuarias emplean como herramienta para la gestión de su estrategia el Cuadro de Mando Integral. Ahora tampoco nos detendremos a explicar detalles sobre su implantación, pero es clave como antecedente por si sola y porque además, de su mano, se adoptó en cascada:
Un compendio al que ahora se sumará el despliegue y seguimiento del propio Marco y que planteará requisitos adicionales en ese sentido tanto a las Autoridades Portuarias como a Puertos del Estado.
Desde el punto de vista técnico, sería factible seguir utilizando ese Microsoft Access para volcar el esquema conceptual del Marco Estratégico -página 9- y realizar el seguimiento del despliegue.
Lo que cabe es plantearse si eso es buena idea teniendo en cuenta los criterios de actuación preferentes elegidos por el Marco:
Por cosas de esas que pasan y a las que quizá les dedique una entrada en algún momento, empecé a programar a los doce años -este año he cumplido los cincuenta-. Más allá de otras consideraciones, programar me ha permitido proporcionar soluciones tecnológicas a problemáticas de negocio o de gestión cuando se me han presentado delante. Quizá mejorables vistas en retrospectiva, pero razonablemente oportunas si tenemos en cuenta en qué momento y con qué experiencia tuve que plantearlas.
La Base de Datos en Microsoft Access que se utiliza en las Autoridades seguramente también fue oportuna en el momento en que se ideó como solución para lo que se necesitaba. Pero el Marco nos invita ahora a llevar a cabo cambios que conduzcan a un nuevo paradigma y me temo que esa Base de Datos lo tiene un tanto complicado para ayudar a conseguirlos. Entre otras razones porque en todas las Autoridades que conozco está mantenida por una persona con fines estadísticos más que de gestión.
Vaya por delante que el Marco puede desplegarse y seguirse dentro de cada Autoridad con una plantilla de una hoja de cálculo. Basta colocar la meta, el año y una columna para el valor que corresponda cuando toque ser evaluado. Si estuviésemos hablando de cientos de ellas quizá se necesitase si o si una herramienta específica. Pero con 29 prefijadas para el año que viene y otras tantas para 2030, la cosa es bastante sencilla. Solamente tendrían sentido entonces, tal como lo vemos, alternativas igual de sencillas pero que concilien el caso de uso con los anteriores al Marco teniendo en cuenta criterios de actuación y permitiendo las transformaciones a las que nos invita el mismo. Y hoy nos atrevemos a compartir alguna captura de pantalla, a modo de testimonio, de las ideas que tenemos al respecto.
Si os interesa podéis escribirnos para preguntarnos sobre la herramienta que está detrás de esas capturas. Advertir que no es una bala de plata. O mejor dicho, no lo fue en las dos Autoridades en las que se utilizó cuando trabajé en ellas. Y aunque en parte fue debido a que me tocó implementarlas con más legitimidad de ejercicio que de origen, reconozco que me hubiera ido bien tener la experiencia de estos años porque ahora lo haría de manera diferente -y creo que algo mejor-.
De manera resumida la aplicación permite hacer todo lo que se venía haciendo respecto al Cuadro de Mando Integral, la Gestión por Procesos y la Gestión por Competencias pero también todo lo que ahora solicita el Marco Estratégico para su despliegue y seguimiento. Funciona vía internet utilizando cualquier tipo de dispositivo y no falla cuando intentan utilizarla dos usuarios al mismo tiempo -no se le pueden pedir peras al olmo ni a Microsoft Access que haga cosas para las que no fue diseñada-. Y aunque se llama Colabor@ (1), no es muy exigente en ese sentido.
(1) Para aquellos que la conocen aclarar que es una versión aligerada.
Si en la entrada de la semana pasada hablábamos sobre el bloque de medidas del Marco Estratégico del sistema portuario de interés general repasando número de objetivos generales de gestión y metas prefijadas hasta el año que viene, en la de esta semana revelaremos el "secreto" que nos permitió, en la práctica, estar a la altura del "abordaje rápido" -página 157- que solicita el Marco a las Autoridades Portuarias.
Todo parte precisamente de la lectura del apartado específico donde se menciona ese abordaje por la manera en que establece tanto la ejecución del despliegue como el posterior seguimiento.
Así, mientras que el Marco encarga a las Autoridades Portuarias su despliegue a través de los Planes de Empresa, le asigna el seguimiento al Organismo Público Puertos del Estado para el que “activará el oportuno mecanismo” -página 157-. Explica a continuación el texto que ese mecanismo empleará un método cuantitativo de evaluación “consistente en comparar el valor medido de cada indicador en un momento dado con la correspondiente meta asociada” -página 158-. Y deja abierta una puerta para que las Autoridades Portuarias lo acompañen con un “análisis cualitativo de los avances o cumplimientos logrados, muy útil para ilustrar las circunstancias endógenas y exógenas al puerto, que inciden en los trabajos necesarios para el logro del objetivo de gestión en cuestión” -página 158-.
No os haríais una idea de la alegría que me llevé al leer esto.
Este año cumplo veinte de carrera profesional vinculada a Autoridades Portuarias. La mitad aproximadamente trabajando directamente para alguna de ellas y el resto desde esta empresa. Creo que la primera cosa que se me dijo al entrar en una Autoridad fue lo “peculiar” que era aquel sitio. Supongo que muchos de los que trabajáis o habéis trabajado en una y estáis leyendo esto entendéis todas las cosas las qué se refería esa persona -y, paradójicamente, lo inútil que resulta tratar de explicarlas-.
El caso es que veinte años dan para aprender a reconocer -y agradecer- las oportunidades ocasionales que se dan de tanto en tanto, cuando de Autoridades se trata, para proponer prácticas que no colisionen con otras que ya existan en ellas. Y esta posibilidad que da el Marco es un buen ejemplo. Permite proponer un método cualitativo para la evaluación... que no impide que también sirva para el despliegue. Una puerta abierta que nos llevó a recurrir a una herramienta y dos formatos con suficiente flexibilidad para permitir ambas cosas y que además no generaban fricciones al ser viejos conocidos de las Autoridades Portuarias. Un método cualitativo para el despliegue y seguimiento del Marco dentro de cada Autoridad Portuaria que nada tiene que ver con el método cuantitativo reservado a Puertos del Estado.
Por lo que sea además de todo eso, el caso es que la idea funcionó: en marzo de 2023 enviamos a la primera Autoridad el marco de referencia para previsión de tráficos que pide el Marco entre las metas que deben alcanzarse el año que viene y después de ese primer envío, vinieron otros más.
Pero a ese marco de referencia para previsión de los tráficos le dedicaremos una entrada dentro de dos semanas. La semana que viene hablaremos sobre algunas ideas que tenemos en la cabeza para conciliar el seguimiento de las cosas que solicita el Marco con otras que venían haciéndose en las Autoridades antes de su aprobación. Tenemos cargada una herramienta con ejemplos y nos apetece mostrároslos porque creemos que ha quedado bastante bien.
¡A ver si os gusta la mitad que a nosotros!
El blog de Bases Portuarias recoge la actualidad de la firma junto con temas relacionados con el mundo de la empresa y su gestión en general. Se actualiza, semanalmente - intentamos que coincida con los martes o los míercoles-, con una nueva entrada.
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Eduardo Oviedo es el Director y fundador de Bases Portuarias. Emprendedor, cree en la tecnología como medio para resolver problemáticas de negocio. Estudió CC. Empresariales y tiene un Master en Transporte y Gestión Logística por la Universidad de Oviedo. Ha trabajado en las Autoridades Portuarias de Barcelona y de Gijón así como consultor.
