Bases Portuarias

El Marco Estratégico del sistema portuario de interés general: Autoridades Portuarias con marco de referencia perfeccionado para la previsión de tráficos con regularidad anual

Conforme os adelantamos la semana pasada, hoy dedicaremos la entrada a una de las metas prefijadas para el año 2025: Autoridades Portuarias con marco de referencia perfeccionado para la previsión de tráficos con regularidad anual.

Ya nos habéis oído mencionar aquí y allá que estábamos al tanto de los retos planteados por el Marco Estratégico desde su etapa de borrador.

Pero también es cierto que preferimos esperar a que se aprobara para compartirlo. En concreto aprovechamos el envío rutinario de un correo anunciando actualizaciones de Bases de Datos un par de semanas después de la publicación en el BOE. Es del 7 de noviembre de 2022 y decía lo siguiente:

¿A qué nos referíamos con ese "creemos que vuestra Autoridad puede considerar claramente ya que no parte de cero en la consecución del objetivo"? Es sencillo pero un tanto largo para contarlo del tirón, así que dividiremos la historia en dos partes. Hoy, en lo que podríamos llamar el preámbulo, desgranaremos la parte que da pie a esa frase y ya la semana que viene los detalles de cómo se concretó.

El objetivo general de gestión 3.1. Infraestructuras orientadas a demanda con alto grado de aprovechamiento, sobre la base de una planificación efectiva justifica como antecedente/necesidad -página 66- lo siguiente: "los Planes Directores de Infraestructuras (PDI) y los Planes de Inversiones (PI) de los puertos, están orientados a la demanda en la medida en que parten de una proyección de tráficos que, en el caso de los PI, se actualiza anualmente. Con todo, es preciso perfeccionar el mecanismo de análisis y previsión de tales tráficos, a fin de conciliar las aproximaciones ‘macro’ y ‘micro’ de modo que converjan hacia escenarios de referencia más ajustados a lo que luego la realidad muestra… Interesa en este sentido mejorar el marco de referencia para la previsión de tráficos acordado entre Autoridades Portuarias y Puertos del Estado.".

Y, en relación a ese mecanismo, señala -página 65-:

1. Una debilidad: "desarrollo de infraestructuras susceptible de responder a criterios voluntaristas, a veces sin soporte detrás de demanda cierta o de inversión privada que aseguren su aprovechamiento y rentabilidad.".
2. Y una mejora a lograr: "planificación efectiva y eficaz de infraestructuras, orientada a objetivos medibles de vinculación demanda-oferta."

Quizás el próximo Marco nos coja a contrapié -sobre edades y Marcos hablaremos más adelante-, pero qué puedo decir, en esta ocasión nos cogió preparados: si hay algo sencillo para nuestra empresa es establecer el vínculo correcto entre esas dos componentes del mercado, la demanda y su oferta. Así que teniendo claro cómo hacerlo, solamente era cuestión de empezar a programar lo necesario para ofrecer los cálculos.

Y hasta aquí llega la historia de lo que dio lugar al "creemos que vuestra Autoridad puede considerar claramente ya que no parte de cero en la consecución del objetivo".

... lo dejamos entonces para continuar desde este punto ¿os parece?

P.D.: íbamos a publicar la entrada ayer, pero nos levantamos con la noticia de un grave accidente en El Musel y no era el día para esto, que no deja de ser una frivolidad. Lamentamos mucho lo ocurrido.

El Marco Estratégico del sistema portuario de interés general: mecanismo de despliegue y seguimiento (II)

Mencionamos la semana pasada que esta entrada estaría dedicada a compartir algunas ideas que tenemos en la cabeza para conciliar el seguimiento de las cosas que solicita el Marco Estratégico del sistema portuario de interés general con otras que, siendo previas a su aprobación, seguramente vayan a seguir realizándose. A estas últimas las llamaremos antecedentes y como simplemente vamos a compartir esas ideas, no nos hemos detenido a comprobar si pudieran haber cambiado en algo sobre lo que conocimos en su momento.

Como algunos sabréis, las Autoridades Portuarias emplean como herramienta para la gestión de su estrategia el Cuadro de Mando Integral. Ahora tampoco nos detendremos a explicar detalles sobre su implantación, pero es clave como antecedente por si sola y porque además, de su mano, se adoptó en cascada:

1. La Gestión por Competencias en la Perspectiva de Recursos.
2. La Gestión por Procesos en la Perspectiva de Procesos.
3. Una Base de Datos programada en Microsoft Access para apoyar el despliegue y seguimiento de todo lo anterior -y generar además reportes periódicos para el Organismo Público Puertos del Estado-.

Un compendio al que ahora se sumará el despliegue y seguimiento del propio Marco y que planteará requisitos adicionales en ese sentido tanto a las Autoridades Portuarias como a Puertos del Estado.

Desde el punto de vista técnico, sería factible seguir utilizando ese Microsoft Access para volcar el esquema conceptual del Marco Estratégico -página 9- y realizar el seguimiento del despliegue.

Lo que cabe es plantearse si eso es buena idea teniendo en cuenta los criterios de actuación preferentes elegidos por el Marco:

1. Eficiencia.
2. Conectividad.
3. Digitalización.
4. Innovación.
5. Sostenibilidad.
6. Seguridad.
7. Transparencia.

Por cosas de esas que pasan y a las que quizá les dedique una entrada en algún momento, empecé a programar a los doce años -este año he cumplido los cincuenta-. Más allá de otras consideraciones, programar me ha permitido proporcionar soluciones tecnológicas a problemáticas de negocio o de gestión cuando se me han presentado delante. Quizá mejorables vistas en retrospectiva, pero razonablemente oportunas si tenemos en cuenta en qué momento y con qué experiencia tuve que plantearlas.

La Base de Datos en Microsoft Access que se utiliza en las Autoridades seguramente también fue oportuna en el momento en que se ideó como solución para lo que se necesitaba. Pero el Marco nos invita ahora a llevar a cabo cambios que conduzcan a un nuevo paradigma y me temo que esa Base de Datos lo tiene un tanto complicado para ayudar a conseguirlos. Entre otras razones porque en todas las Autoridades que conozco está mantenida por una persona con fines estadísticos más que de gestión.

Vaya por delante que el Marco puede desplegarse y seguirse dentro de cada Autoridad con una plantilla de una hoja de cálculo. Basta colocar la meta, el año y una columna para el valor que corresponda cuando toque ser evaluado. Si estuviésemos hablando de cientos de ellas quizá se necesitase si o si una herramienta específica. Pero con 29 prefijadas para el año que viene y otras tantas para 2030, la cosa es bastante sencilla. Solamente tendrían sentido entonces, tal como lo vemos, alternativas igual de sencillas pero que concilien el caso de uso con los anteriores al Marco teniendo en cuenta criterios de actuación y permitiendo las transformaciones a las que nos invita el mismo. Y hoy nos atrevemos a compartir alguna captura de pantalla, a modo de testimonio, de las ideas que tenemos al respecto.

CAPTURAS DE PANTALLA DE COLABOR@

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Si os interesa podéis escribirnos para preguntarnos sobre la herramienta que está detrás de esas capturas. Advertir que no es una bala de plata. O mejor dicho, no lo fue en las dos Autoridades en las que se utilizó cuando trabajé en ellas. Y aunque en parte fue debido a que me tocó implementarlas con más legitimidad de ejercicio que de origen, reconozco que me hubiera ido bien tener la experiencia de estos años porque ahora lo haría de manera diferente -y creo que algo mejor-.

De manera resumida la aplicación permite hacer todo lo que se venía haciendo respecto al Cuadro de Mando Integral, la Gestión por Procesos y la Gestión por Competencias pero también todo lo que ahora solicita el Marco Estratégico para su despliegue y seguimiento. Funciona vía internet utilizando cualquier tipo de dispositivo y no falla cuando intentan utilizarla dos usuarios al mismo tiempo -no se le pueden pedir peras al olmo ni a Microsoft Access que haga cosas para las que no fue diseñada-. Y aunque se llama Colabor@ ⁽¹⁾, no es muy exigente en ese sentido.

⁽¹⁾ Para aquellos que la conocen aclarar que es una versión aligerada.

El Marco Estratégico del sistema portuario de interés general: mecanismo de despliegue y seguimiento

Si en la entrada de la semana pasada hablábamos sobre el bloque de medidas del Marco Estratégico del sistema portuario de interés general repasando número de objetivos generales de gestión y metas prefijadas hasta el año que viene, en la de esta semana revelaremos el "secreto" que nos permitió, en la práctica, estar a la altura del "abordaje rápido" -página 157- que solicita el Marco a las Autoridades Portuarias.

Todo parte precisamente de la lectura del apartado específico donde se menciona ese abordaje por la manera en que establece tanto la ejecución del despliegue como el posterior seguimiento.

Así, mientras que el Marco encarga a las Autoridades Portuarias su despliegue a través de los Planes de Empresa, le asigna el seguimiento al Organismo Público Puertos del Estado para el que “activará el oportuno mecanismo” -página 157-. Explica a continuación el texto que ese mecanismo empleará un método cuantitativo de evaluación “consistente en comparar el valor medido de cada indicador en un momento dado con la correspondiente meta asociada” -página 158-. Y deja abierta una puerta para que las Autoridades Portuarias lo acompañen con un “análisis cualitativo de los avances o cumplimientos logrados, muy útil para ilustrar las circunstancias endógenas y exógenas al puerto, que inciden en los trabajos necesarios para el logro del objetivo de gestión en cuestión” -página 158-.

No os haríais una idea de la alegría que me llevé al leer esto.

Este año cumplo veinte de carrera profesional vinculada a Autoridades Portuarias. La mitad aproximadamente trabajando directamente para alguna de ellas y el resto desde esta empresa. Creo que la primera cosa que se me dijo al entrar en una Autoridad fue lo “peculiar” que era aquel sitio. Supongo que muchos de los que trabajáis o habéis trabajado en una y estáis leyendo esto entendéis todas las cosas las qué se refería esa persona -y, paradójicamente, lo inútil que resulta tratar de explicarlas-.

El caso es que veinte años dan para aprender a reconocer -y agradecer- las oportunidades ocasionales que se dan de tanto en tanto, cuando de Autoridades se trata, para proponer prácticas que no colisionen con otras que ya existan en ellas. Y esta posibilidad que da el Marco es un buen ejemplo. Permite proponer un método cualitativo para la evaluación... que no impide que también sirva para el despliegue. Una puerta abierta que nos llevó a recurrir a una herramienta y dos formatos con suficiente flexibilidad para permitir ambas cosas y que además no generaban fricciones al ser viejos conocidos de las Autoridades Portuarias. Un método cualitativo para el despliegue y seguimiento del Marco dentro de cada Autoridad Portuaria que nada tiene que ver con el método cuantitativo reservado a Puertos del Estado.

Por lo que sea además de todo eso, el caso es que la idea funcionó: en marzo de 2023 enviamos a la primera Autoridad el marco de referencia para previsión de tráficos que pide el Marco entre las metas que deben alcanzarse el año que viene y después de ese primer envío, vinieron otros más.

Pero a ese marco de referencia para previsión de los tráficos le dedicaremos una entrada dentro de dos semanas. La semana que viene hablaremos sobre algunas ideas que tenemos en la cabeza para conciliar el seguimiento de las cosas que solicita el Marco con otras que venían haciéndose en las Autoridades antes de su aprobación. Tenemos cargada una herramienta con ejemplos y nos apetece mostrároslos porque creemos que ha quedado bastante bien.

¡A ver si os gusta la mitad que a nosotros!

Medidas del Marco Estratégico del sistema portuario de interés general: objetivos generales de gestión y metas prefijadas (II)

La semana pasada publicamos una entrada que no estaba prevista para compartir aparentes discrepancias que aparecen en el texto del Marco en relación a los objetivos generales de gestión y metas prefijadas.

Comentamos en la newsletter ⁽¹⁾ de esta semana que si toca hablar de medidas, tiene sentido empezar a poner sobre la mesa algunos números sobre ellas. Y con esos números llegaron los primeros tropiezos en 2020 y llegamos a 2024 con dolores de cabeza: el documento aprobado refiere en su redacción un total de 56 objetivos generales de gestión en diversas ocasiones... pero nosotros nos salen 57 porque los contamos uno a uno según aparecen en las páginas en los que se desgranan. Siendo estas cosas siempre asuntos sobre los que uno nunca está seguro de cómo actuar, el martes avisamos y por el momento, tenemos un “no podemos confirmarte si se trata de una errata o no ya que es un documento sobre el que actualmente se está trabajando y está en continua revisión”. Y esto nos lleva entonces a realizar una recomendación: si os toca trabajar sobre el Marco tomad algún tipo de precaución porque no es la única errata o discrepancia que hemos encontrado en el texto sobre cosas según el apartado en el que se lean -nos ha pasado lo mismo con la relación de metas del apartado 7-.

En cuanto a las metas, contamos 29 hasta 2025 porque hay una que aparece agregada a otra en el apartado 7 y creemos que no debería ser así porque no se refieren al mismo objetivo. De ellas cuatro están prefijadas para el año 2022, por lo que canónicamente el año que viene hay que alcanzar 25 -si las otras ya se han conseguido-.

Dice el Marco sobre el conjunto de las metas que son tanto ambiciosas como realistas. Nosotros añadiríamos a lo anterior asequibles tanto desde el punto de vista conceptual como en la práctica. Y lo decimos porque apenas quince días después de aprobarse ya adelantamos cosas para la meta que solicita que el 100% de las Autoridades Portuarias estén dotadas de un marco de referencia para la previsión de tráficos. Y llevamos dos años con el asunto resuelto.

En función de lo que sabemos, hay algunas otras metas en las que también parecen haber avanzado algunas Autoridades Portuarias. Por ejemplo, las relacionadas con los objetivos generales de gestión de la línea estratégica 16, “Ampliación y mejora continua del capital humano”.

Os contaremos más según vayamos sabiendo lo que sea a ciencia cierta. De momento vamos a compartir la relación de metas que manejamos internamente de cara al año que viene incluyendo las cuatro de 2022.

⁽¹⁾ Ya la reciben doscientas personas, lo que está muy bien, pero la idea es que cuantos más seamos, mejor. Así que si te apetece, puedes suscribirte aquí.