Bases Portuarias

El poder de la visualización

Uno de los momentos que recuerdo con más cariño de la etapa anterior a Bases Portuarias tiene relación con la preparación de un proyecto en el que trabajé junto con otras personas por encargo del que era nuestro director. En ese tipo de trabajos, es habitual tener que comenzar habiendo recibido pocos inputs, por lo que la misión suele resultar bastante vaga. Esto, si te gusta enfrentarte a un folio en blanco, tiene sus ventajas y supera con bastante el estrés que pueda suponer trabajar siempre en la frontera de lo que sabes hacer -hasta ese momento-. Y aunque pueda sonar contraintuitivo con lo que se asocia al trabajo creativo o innovador, tiene por supuesto mucho método detrás.

En la entrada anterior hablaba de innovación exponencial. El mundo cambia a un ritmo vertiginoso y está claro que las empresas tienen que adoptar enfoques que les permitan moverse a esa misma velocidad. Nuestro momento para tratar de abordar ese cambio de paradigma organizacional había llegado unos meses antes cuando desde estrategia, propusimos cambiar la forma en la que trabajábamos sobre nuestros objetivos adoptando la metodología de dos prácticas ágiles con las que tenía alguna experiencia y que creía que podían dar resultado con nosotros: Scrum y Kanban -en otra entrada os hablaré más detenidamente de ellos y de aquello-. Ahora, aunque no ha pasado tanto tiempo –recordad, todo corre a velocidad de vértigo-, son mucho más conocidas y es raro que no se mencionen junto con Lean, etc., pero os aseguro que aquel entonces no era así. Lo que es seguro es que pasaron a ser, para la historia, la primera vez que se mencionaban en una autoridad portuaria. Los que no las conozcáis aun, tenéis que saber que aunque ágiles, son metodologías que tienen una serie de principios. Por hoy solo mencionaré que básicamente todas ellas se dirigen hacía la entrega temprana de valor. Y ese fue la metodología que empleamos para trabajar en el proyecto. Precisamente porque era innovador.

Scrum habla de sprints. Es el tiempo que transcurre entre entregas de valor. Para el proyecto escogimos un plazo de una semana con entregas cada viernes. Así entrábamos en un círculo virtuoso que nos obligaba a eliminar cualquier ineficacia porque de lo contrario no llegábamos. Cuando comienzo algo así lo más duro son las primeras dos semanas. Tienes que estar rodeado de personas que confíen mucho en ti porque lo que ven les resulta aterrador. En aquella ocasión fue una caja de cartón tamaño encerado con un par de post-it de color rosa. Me acuerdo de sus caras cuando les explicaba que eso era lo que necesitábamos, que estaba chupado y lo que iba a preparar a continuación. La segunda semana, tampoco es que fuera demasiado alentadora para ellas. Los post-it se convirtieron en piezas de información: tablas y gráficos principalmente. Muchas. Y yo tratando de estirar su confianza diciéndoles que aunque aparentemente no tuviesen orden ni concierto, estaba escondido tras ellas esperando que lo sacasen a la luz. Menos mal que empezó a aparecer durante la tercera semana. Apoyándonos precisamente en el poder de la visualización.

Cuando trabajas en una nueva unidad de negocio no dispones de discurso. No es como hacerlo sobre otras que ya sean parte de la historia de la empresa. Así que tienes que construirlo desde cero. Y nosotros apostamos por hacerlo utilizando algo que pensamos que podía funcionar: un cuadro de mando. Veréis: en aquella autoridad era habitual que hubiese un plano del puerto en cada despacho y se utilizaba a modo de documento de trabajo. Así que se nos ocurrió, que ya que todo el mundo estaba familiarizado con él, era una buena idea trasladar el formato a nuestro proyecto y construir un cuadro de mando con todas las piezas que necesitábamos para narrar después el discurso que teníamos que construir. Y funcionó. Nos sirvió a nosotros de muchas y variadas maneras. Teníamos “algo” sobre lo que contar la historia del nuevo tráfico. Lo llevábamos a las reuniones, lo desplegábamos y el efecto era singular. Sin embargo con el tiempo, por unas cosas y por otras, dejamos de desarrollarlo y al hacerlo -abandonando la metodología, el prototipado rápido, las entregas semanales de valor- salimos del círculo virtuoso. Y entonces fue quedando desfasado a la velocidad exacta a la que ya sabemos que avanza el mundo. Una buena lección sin lugar a dudas.

Si aun así tenéis curiosidad por verlo, se encuentra en la última diapositiva de la presentación corporativa que hemos subido hoy a SlideShare.